Kassenordnung
des Marzahner Angel- und Naturfreunde „Eisvogel" e.V. (im folgenden Eisvogel e.V. genannt)
Geltungsbereich
Diese Kassenordnung regelt den Zahlungsverkehr und die Aufzeichnungspflichten des Eisvogel e.V.. Die Verwaltung der Vereinskasse und der Bankkonten erfolgt durch den Schatzmeister.
Zahlungsverkehr
Grundlage der Finanzverwendung des Vereins ist der auf derHauptversammlung beschlossene Jahresfinanzplan. Einzelausgaben, die nicht Bestandteil des Finanzplanes sind, bedürfen der vorherigen Zustimmung des Vorstandes bzw. ab € 250,00 der Mitgliederversammlung.
Der Zahlungsverkehr hat grundsätzlich auf der Grundlage eines Beleges zu erfolgen. Die Belege sind vor Auszahlung durch den Schatzmeister auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen und abzuzeichnen. Die Belege haben alle notwendigen Angaben zu beinhalten, die eindeutig den Verwendungszweck und die Einzelpositionen ausweisen, um u.a. eine Zuordnung zu den Einzelpositionen des Finanzplanes zu gewährleisten.
Zum Ende jeden Geschäftsjahres ist durch den Schatzmeister eine Abrechnung des Finanzplanes zu erstellen und der Hauptversammlung vorzulegen.
Führung von Kassen/Bargeldverkehr
Der Bargeldverkehr hat über eine Kasse zu erfolgen. Die Kasse ist durch den Schatzmeister zu führen. Die Kasse hat ein Bargeldlimit von € 250,00, darüber hinausgehende Mittel sind innerhalb von 10 Werktagen bei der Bank einzuzahlen.
Für die Kasse ist ein Kassenbuch zu führen. Die Führung des Kassenbuches hat zeitgerecht zu erfolgen. Die Kassenbelege sind zu nummerieren. Diese Belegnummer muss mit den Eintragungen des Kassenbuches übereinstimmen.
Die Kassenführung ist mindestens einmal im Jahr durch den geschäftsführenden Vorstand zu prüfen. Über die erfolgte Prüfung hat der Vorstand ein Protokoll zu erstellen.
Aufzeichnungspflichten
Die gesamten Einnahmen und Ausgaben des Eisvogel e.V. sind unabhängig von der Zahlungsform (Bank oder Kasse) in einem Journal nach Aufwands- und Ertragspositionen zu erfassen und nachzuweisen. Dies kann mit Hilfe eines Buchführungsprogrammes erfolgen.
Die Einnahmen und Ausgaben sind nach folgenden Bereichen zu gliedern:
a) Ideeller Bereich
b) Zweckbetrieb
Unabhängig vom Journal bzw. von der Buchführung ist ein Bestandsnachweis zu führen für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- und Herstellungskosten ab € 50,00.
Die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut, Belege, sonstige Aufzeichnungen, Journal bzw. Buchführung und der Jahresabschluss richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen. (z.Z. Schriftgut 6 Jahre, ansonsten 10 Jahre)
Spenden
Der Eisvogel e.V. als gemeinnütziger Verein finanziert sich vorrangig über Mitgliedsbeiträge und Spenden.
Spendenbescheinigungen dürfen nur ausgestellt werden für Geldzuwendungen und Sachzuwendungen direkt an den Eisvogel e.V.. Spendenbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge des Eisvogel e.V. können erfolgen, sofern dies der Freistellungsbescheid des Finanzamtes zulässt.
Die Spendenbescheinigungen sind entsprechend den gesetzlichen Vorschriften durch den Schatzmeister auszustellen. Eine Kopie der Bestätigung verbleibt als Beleg beim Eisvogel e.V. und ist als Nachweis aufzubewahren.
Diese Kassenordnung tritt mit Beschluss der Hauptversammlung vom 06.12.2005 in Kraft und ersetzt die Kassenordnung vom 01.12.1998.